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Del formulario a tu hoja, solo, con n8n
Cada solicitud nueva llega sola a tu hoja de Google Sheets y te avisa por correo, en cinco pasos.
Para quién es: quien recibe solicitudes por un formulario y hoy las copia a mano a una hoja de cálculo (o las pierde entre correos).
Qué vas a lograr: que cada solicitud nueva llegue sola a tu hoja de Google Sheets y que te llegue un aviso, con tres piezas de n8n: un formulario, una hoja y un correo.
Antes de empezar (5 minutos)
- Una hoja de cálculo en Google Sheets con los títulos en la primera fila. Por ejemplo: Fecha, Nombre, Contacto, Mensaje, Estado.
- Una cuenta de n8n. En n8n Cloud, conectar tu cuenta de Google es casi inmediato. Si lo instalas por tu cuenta, tendrás que crear las credenciales de Google tú mismo.
- Credencial de Google con OAuth2. Es la forma recomendada por n8n para Google Sheets y Gmail.
Paso a paso
- Crea el formulario. En un flujo nuevo agrega el nodo n8n Form Trigger. Ponle título, una descripción corta y los campos: nombre, correo o teléfono, y mensaje. Marca como obligatorios los que no pueden faltar. n8n genera la página del formulario por ti.
- Envía la solicitud a la hoja. Agrega el nodo Google Sheets y elige la operación Append Row (añadir fila). Selecciona tu documento y tu hoja y relaciona cada columna con el campo del formulario. La fecha viene en submittedAt; en Estado escribe "Nuevo".
- Pon un aviso. Agrega un nodo de correo (Gmail u otro) con un asunto como "Nueva solicitud de" y el nombre del campo. Así te enteras sin abrir la hoja.
- Pruébalo. Mientras construyes, usa la URL de prueba del formulario: envía una solicitud de ensayo y confirma que apareció la fila y llegó el correo.
- Actívalo. Guarda y activa el flujo. Desde ese momento usa la URL de producción (la de prueba no sirve para el público). Puedes ver cada envío en Ejecuciones.
| Pieza | Qué hace | Dato a vigilar |
|---|---|---|
| n8n Form Trigger | Muestra el formulario y entrega lo que se escribió | URL de prueba y URL de producción son distintas |
| Google Sheets · Append Row | Añade una fila por solicitud | Los títulos de la hoja deben coincidir con lo que mapeas |
| Correo (Gmail u otro) | Te avisa que llegó una solicitud | Usa OAuth2 si es Gmail |
Si algo sale mal
| Qué ves | Por qué pasa | Cómo se arregla |
|---|---|---|
| La fila queda con columnas corridas o vacías | Cambiaste los títulos de la hoja | Vuelve a relacionar las columnas en el nodo |
| Funciona en prueba y no en producción | Compartiste la URL de prueba o el flujo no está activo | Activa el flujo y usa la URL de producción |
| Error de permisos con Google | La credencial venció o es de otra cuenta | Vuelve a conectar la credencial |
| Llegan solicitudes basura | El formulario es público | Pide solo lo necesario y revisa la hoja con frecuencia; si hay mucho spam, agrega un paso de revisión |
Dos cuidados que valen la pena
- Quien responde sigue siendo una persona. La hoja recibe y avisa; tú decides y respondes. Automatiza el traslado de datos, no la relación con el cliente.
- Datos personales. Pide solo lo que necesitas, di para qué lo usarás y guarda la hoja con acceso limitado. En Colombia aplica la Ley 1581 de 2012.
Haz esto hoy
Crea el flujo con solo tres campos (nombre, contacto y mensaje) y envíate una solicitud de prueba. Si la ves en la hoja y en tu correo, ya tienes la base.
Lo que sigue
Estado y recordatorios: que tu hoja te avise cuando una solicitud lleve 24 horas sin respuesta.